BKAD Sleman Laksanakan Pembinaan dan Koordinasi Kearsipan Tahun 2026

Sebagai upaya meningkatkan tertib administrasi dan kualitas pengelolaan arsip di lingkungan BKAD Sleman melaksanakan pembinaan dan koordinasi kearsipan tahun 2026. Kegiatan ini dilaksanakan di Ruang Rapat III A BKAD Kabupaten Sleman dan diikuti oleh Tim Arsip, Pengelola Arsip di setiap bidang, Pengelola Arsip UPTD PDPM, serta UPTD Pengelolaan Stadion Maguwoharjo, Rabu (21/01).

Koordinasi dipimpin oleh Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian BKAD Sleman, RR Yun Wahyuni, S.E., M.M., didampingi oleh Arsiparis Terampil Yossita Larasati, A.Md., serta Arsiparis Yasya Tamara Suryaratna, S.Tr.S.I. Kegiatan ini menjadi forum strategis untuk menyamakan persepsi dan memperkuat sinergi antar tim arsip di masing-masing bidang dan UPTD.

Dalam arahannya, RR Yun Wahyuni menekankan pentingnya koordinasi yang berkelanjutan antar tim arsip. Ia menyampaikan bahwa perbaikan kinerja pengelolaan arsip harus dilakukan secara bersama-sama dan konsisten.

“Koordinasi dari setiap tim arsip di masing-masing bidang sangat diperlukan agar kinerja kearsipan ke depan menjadi lebih baik dibandingkan tahun sebelumnya, baik dari sisi penataan, pencatatan, maupun penyimpanan arsip,” ujarnya.

Pada sesi pemaparan materi, Arsiparis Yasya Tamara Suryaratna menjelaskan berbagai jenis arsip, mulai dari arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif, hingga arsip statis. Selain itu, ia juga memaparkan pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.

Sementara itu, Arsiparis Terampil Yossita Larasati menjelaskan Peraturan Bupati Sleman Nomor 39 Tahun 2021 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas dan Penggunaan Teknologi Informasi dalam Pengelolaan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman. Ia juga menyampaikan klasifikasi dan indeks arsip yang mengacu pada Keputusan Bupati Sleman Nomor 18.1Kep.KDH/A/2025 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kabupaten Sleman.

Dalam kesempatan tersebut, turut dijelaskan alur pengelolaan arsip aktif di masing-masing bidang melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Daerah (SIMARDA). Selain itu, pengelolaan arsip inaktif juga dipaparkan secara rinci, mulai dari penataan arsip, penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA), pembuatan daftar arsip, hingga penyusunan berita acara sebagai bagian dari proses penyusutan arsip.

Sebagai tindak lanjut, BKAD Sleman akan melaksanakan monitoring dan evaluasi kearsipan sebanyak tiga periode, yaitu pada bulan Mei, September, dan Desember 2026. Monitoring ini difokuskan pada pelaksanaan penataan arsip dinamis aktif maupun inaktif, khususnya arsip korespondensi, dengan penekanan pada pencatatan secara berkala dan penyimpanan arsip yang sesuai standar.

Melalui kegiatan pembinaan dan koordinasi ini, diharapkan pengelolaan arsip di lingkungan BKAD Sleman dapat berjalan lebih tertib, sistematis, dan akuntabel. Selain itu, kegiatan ini juga bertujuan mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik melalui penyediaan arsip yang autentik, utuh, dan mudah diakses sebagai bahan pertanggungjawaban dan pengambilan keputusan.